Note de frais : définition simple et bonnes pratiques pour les entreprises

Découvrez la définition d’une note de frais, son fonctionnement, les dépenses autorisées et les bonnes pratiques pour gérer les remboursements en entreprise.

5/29/20264 min read

Note de frais : définition simple et bonnes pratiques pour les entreprises

Les notes de frais font partie du quotidien de nombreuses entreprises. Pourtant, beaucoup d’entrepreneurs, salariés ou indépendants ne savent pas toujours exactement ce qu’est une note de frais ni comment elle fonctionne.

Quelles dépenses peuvent être remboursées ?
Quels justificatifs faut-il conserver ?
Comment éviter les erreurs ?

Dans cet article, nous allons expliquer simplement la définition d’une note de frais, son fonctionnement et les bonnes pratiques pour mieux gérer les dépenses professionnelles.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document permettant à une entreprise de rembourser des dépenses professionnelles avancées par :

un salarié ;
un dirigeant ;
ou parfois un indépendant.

Concrètement, une personne paie une dépense liée à l’activité professionnelle avec son propre argent, puis demande un remboursement à l’entreprise.

La note de frais sert donc :

à justifier la dépense ;
à enregistrer la charge en comptabilité ;
et à permettre le remboursement.

Pourquoi les notes de frais sont importantes ?

Les notes de frais permettent :

de suivre les dépenses professionnelles ;
de contrôler les remboursements ;
de conserver les justificatifs ;
de sécuriser la comptabilité ;
et d’éviter certains abus.

Une mauvaise gestion des notes de frais peut entraîner :

des erreurs comptables ;
des problèmes fiscaux ;
ou des difficultés lors d’un contrôle.

Quelles dépenses peuvent faire l’objet d’une note de frais ?

Les dépenses doivent être :

professionnelles ;
justifiées ;
raisonnables ;
et liées à l’activité de l’entreprise.

Les frais de déplacement

Par exemple :

billets de train ;
avion ;
taxi ;
péages ;
carburant ;
parking.

Les frais de repas

Les repas professionnels peuvent être remboursés dans certaines conditions :

déplacement professionnel ;
rendez-vous client ;
mission extérieure.

Les frais d’hébergement

Lors d’un déplacement professionnel :

hôtel ;
location courte durée ;
hébergement temporaire.

Les achats professionnels

Par exemple :

fournitures ;
petit matériel ;
achats urgents pour l’activité.

Les frais kilométriques

Lorsqu’un salarié ou dirigeant utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, des indemnités kilométriques peuvent être appliquées.

Les justificatifs sont obligatoires

Une note de frais doit toujours être accompagnée de justificatifs :

facture ;
ticket ;
reçu ;
preuve de paiement.

Sans justificatif, le remboursement peut être refusé.

Les justificatifs sont également indispensables pour :

la comptabilité ;
la TVA ;
les contrôles fiscaux.

Que doit contenir une note de frais ?

Une note de frais doit généralement comporter :

la date ;
le montant ;
la nature de la dépense ;
le nom du salarié ou dirigeant ;
le motif professionnel ;
les justificatifs associés.

Certaines entreprises utilisent :

des tableaux Excel ;
des logiciels spécialisés ;
ou des applications mobiles.

Comment les notes de frais sont enregistrées en comptabilité ?

Lorsqu’une entreprise rembourse une note de frais :

la dépense devient une charge comptable ;
le remboursement apparaît en comptabilité ;
et la TVA peut parfois être récupérée selon le type de dépense.

Exemple :

frais de restaurant ;
déplacement ;
hôtel ;
fournitures.

Chaque dépense doit être enregistrée dans le bon compte comptable.

Attention à la TVA

La récupération de TVA dépend du type de dépense.

Certaines TVA sont récupérables :

carburant selon les cas ;
hôtel pour certains professionnels ;
fournitures.

D’autres dépenses ne permettent pas toujours la récupération de TVA.

Il est donc important de conserver les factures correctement.

Les erreurs fréquentes dans les notes de frais

Perdre les justificatifs

C’est l’erreur la plus fréquente.

Sans facture :

le remboursement peut être refusé ;
la TVA ne peut pas être récupérée ;
la charge peut être rejetée.

Mélanger dépenses personnelles et professionnelles

Les dépenses personnelles ne doivent jamais être remboursées par l’entreprise.

Oublier certaines informations

Une note de frais incomplète complique :

le remboursement ;
la comptabilité ;
le contrôle des dépenses.

Rembourser sans contrôle

L’entreprise doit vérifier :

le caractère professionnel ;
le montant ;
les justificatifs ;
la cohérence des dépenses.

Pourquoi bien gérer les notes de frais améliore la gestion d’entreprise ?

Une bonne gestion des notes de frais permet :

de maîtriser les dépenses ;
de sécuriser la comptabilité ;
de suivre les coûts ;
d’éviter certaines erreurs fiscales ;
et de mieux piloter l’entreprise.

Même dans les petites structures, ces procédures sont importantes.

Les notes de frais et la rentabilité

Les dépenses professionnelles ont un impact direct sur :

la trésorerie ;
les charges ;
la rentabilité.

Une entreprise qui ne contrôle pas correctement ses frais peut voir ses coûts augmenter rapidement.

Peut-on apprendre facilement ces notions ?

Oui.

Aujourd’hui, des formations courtes permettent de comprendre :

les dépenses professionnelles ;
les charges ;
la TVA ;
les écritures comptables ;
les justificatifs ;
et le pilotage financier.

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