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Facture d’achat : comptabilisation simple pour comprendre facilement
Apprenez simplement comment comptabiliser une facture d’achat en entreprise avec un exemple concret et des explications accessibles aux débutants.
5/28/20263 min read
Facture d’achat : comptabilisation simple pour comprendre facilement
La comptabilisation d’une facture d’achat fait partie des opérations les plus courantes en comptabilité. Pourtant, beaucoup de dirigeants, d’entrepreneurs ou de débutants ont du mal à comprendre comment enregistrer correctement une facture.
Dans cet article, nous allons expliquer simplement comment fonctionne la comptabilisation d’une facture d’achat avec un exemple concret et accessible.
Qu’est-ce qu’une facture d’achat ?
Une facture d’achat est un document transmis par un fournisseur lorsqu’une entreprise achète :
des marchandises ;
du matériel ;
des fournitures ;
ou des prestations de services.
Cette facture constitue une preuve comptable obligatoire.
Elle permet :
d’enregistrer une charge ;
de justifier une dépense ;
de récupérer la TVA déductible si l’entreprise y est soumise.
Exemple concret de facture d’achat
Imaginons qu’une entreprise achète :
des fournitures de bureau pour 240 € TTC ;
avec une TVA à 20 %.
Le montant HT est donc :
200 €
La TVA :
40 €
Le TTC :
240 €
En comptabilité, ces montants doivent être séparés.
Pourquoi séparer le HT et la TVA ?
La TVA collectée par le fournisseur n’appartient pas réellement à l’entreprise acheteuse.
L’entreprise pourra récupérer cette TVA auprès de l’administration fiscale.
C’est pourquoi la comptabilité distingue :
le montant hors taxes ;
la TVA ;
le total TTC.
Comptabilisation simple d’une facture d’achat
Dans une écriture comptable classique :
le compte de charge est débité ;
le compte de TVA déductible est débité ;
le fournisseur est crédité.
Voici la logique simplifiée :
Fournitures : 200 €
TVA déductible : 40 €
Fournisseur : 240 €
Cette écriture permet de refléter correctement :
la dépense réelle ;
la TVA récupérable ;
la dette envers le fournisseur.
À quoi correspond le compte fournisseur ?
Lorsque la facture est reçue mais pas encore payée, l’entreprise a une dette envers son fournisseur.
Cette dette apparaît dans le compte fournisseur.
Une fois le paiement effectué, la dette disparaît.
Différence entre réception de facture et paiement
C’est une notion très importante.
La comptabilité distingue :
la réception de la facture ;
le règlement de la facture.
Même si l’entreprise n’a pas encore payé, la charge doit déjà être enregistrée.
Pourquoi ?
Parce que la dépense concerne déjà l’activité de l’entreprise.
Les erreurs fréquentes dans les factures d’achat
Oublier la TVA
Certaines personnes enregistrent directement le montant TTC en charge.
C’est une erreur lorsque l’entreprise récupère la TVA.
Mal classer les dépenses
Chaque achat doit être enregistré dans le bon compte comptable :
fournitures ;
carburant ;
matériel ;
sous-traitance ;
honoraires ;
etc.
Perdre les justificatifs
Sans facture, il devient difficile :
de justifier la charge ;
de récupérer la TVA ;
de répondre à un contrôle fiscal.
Comment savoir si un achat est une charge ou une immobilisation ?
Certains achats importants ne sont pas comptabilisés immédiatement en charge.
C’est souvent le cas :
des ordinateurs ;
du mobilier ;
du matériel durable.
Ces éléments deviennent des immobilisations et sont amortis sur plusieurs années.
Pourquoi comprendre les écritures comptables est utile ?
Même avec un logiciel de comptabilité, comprendre les écritures permet :
de détecter les erreurs ;
de mieux contrôler son activité ;
de comprendre ses documents comptables ;
de gagner en autonomie.
Les dirigeants qui comprennent leurs factures et leurs écritures gèrent généralement leur entreprise plus sereinement.
Peut-on apprendre la comptabilité rapidement ?
Oui.
Aujourd’hui, des formations courtes permettent de comprendre rapidement :
les factures ;
les écritures comptables ;
la TVA ;
les charges ;
les comptes comptables ;
les documents financiers.
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