Comment contrôler ses comptes clients et fournisseurs ?

Enregistrer correctement les factures et les règlements est indispensable.

Mais cela ne suffit pas.

Une comptabilité peut contenir toutes les factures de l’entreprise et présenter malgré tout :

• des règlements mal affectés ;

• des factures enregistrées deux fois ;

• des avoirs non rapprochés ;

• des factures clients restant impayées ;

• des factures fournisseurs réglées mais apparaissant toujours comme dues ;

• des soldes anciens inexpliqués.

C’est pourquoi il est essentiel de contrôler régulièrement les comptes clients et fournisseurs.

Prenons un exemple.

Le compte d’un client présente un solde débiteur de :

3 500 €

Cela signifie-t-il automatiquement que le client doit réellement 3 500 € à l’entreprise ?

Non.

Ce montant peut correspondre à de véritables factures impayées, mais aussi à un règlement non affecté, un avoir oublié ou une erreur de saisie.

Le rôle du contrôle comptable est précisément de comprendre ce qui compose le solde.

Voyons comment procéder simplement et méthodiquement.

Pourquoi contrôler les comptes clients et fournisseurs ?

Les comptes clients et fournisseurs enregistrent une grande partie des opérations courantes d’une entreprise.

Le compte :

411 – Clients

permet notamment de suivre les sommes dues par les clients.

Le compte :

401 – Fournisseurs

permet notamment de suivre les sommes que l’entreprise doit à ses fournisseurs.

Ces comptes évoluent continuellement au rythme :

des factures → des avoirs → des règlements.

Le contrôle permet de vérifier que ces opérations ont été correctement enregistrées et rapprochées.

L’objectif est simple :

le solde comptable doit correspondre à la réalité.

Quelle différence entre un compte client et un compte fournisseur ?

Le mécanisme est presque symétrique.

Compte client

Lorsqu’une entreprise émet une facture, elle possède généralement une créance envers son client.

Le compte 411 est alors débité.

Lorsque le client règle :

le compte 411 est crédité.

Compte fournisseur

Lorsqu’une entreprise reçoit une facture, elle possède généralement une dette envers son fournisseur.

Le compte 401 est alors crédité.

Lorsque l’entreprise règle :

le compte 401 est débité.

On peut donc retenir :

OpérationClientFournisseurFactureDébit 411Crédit 401RèglementCrédit 411Débit 401Solde habituelDébiteurCréditeurReprésente généralementCréanceDette

Comprendre cette symétrie facilite considérablement le contrôle.

Par quoi commencer pour contrôler les comptes clients ?

La première étape consiste à sortir une balance auxiliaire clients ou le détail des comptes clients.

Il faut ensuite rechercher les comptes présentant un solde.

Prenons un client :

Factures enregistrées :

8 000 €

Règlements enregistrés :

6 500 €

Solde débiteur :

1 500 €

En apparence, le client doit encore 1 500 €.

Mais il faut aller plus loin.

La question devient :

Quelles écritures composent ces 1 500 € ?

C’est ici que le grand livre et le lettrage deviennent indispensables.

Comment contrôler un compte client étape par étape ?

Une méthode simple consiste à effectuer plusieurs vérifications successives.

1. Vérifier les factures non lettrées

Les factures qui ne sont pas rapprochées d’un règlement doivent être identifiées.

Sont-elles réellement impayées ?

2. Vérifier les règlements non affectés

Un client peut avoir payé mais son règlement peut ne pas avoir été rapproché de sa facture.

3. Vérifier les avoirs

Un avoir peut avoir été enregistré sans avoir été affecté à la facture correspondante.

4. Examiner les anciens soldes

Une facture datant de plusieurs mois doit attirer l’attention.

5. Contrôler les soldes créditeurs

Un compte client créditeur est inhabituel et doit être expliqué.

6. Comparer avec le relevé bancaire

Certains règlements peuvent avoir été encaissés mais mal affectés en comptabilité.

Qu’est-ce que le lettrage des comptes clients ?

Le lettrage comptable consiste à rapprocher les écritures qui se compensent.

Prenons :

Facture client :

1 200 € au débit

Règlement :

1 200 € au crédit

Les deux écritures correspondent.

On peut leur attribuer la même lettre, par exemple :

A – Facture : 1 200 €

A – Règlement : 1 200 €

Une fois lettrées, elles sont considérées comme rapprochées.

Le contrôle peut alors se concentrer sur les écritures non lettrées.

Pourquoi les écritures non lettrées sont-elles importantes ?

Parce qu’elles représentent souvent les opérations qui nécessitent une vérification.

Une facture non lettrée peut correspondre à :

• une facture réellement impayée ;

• un règlement non enregistré ;

• un règlement mal affecté ;

• un avoir manquant ;

• une erreur de montant.

Un règlement non lettré peut correspondre à :

• une facture non enregistrée ;

• un acompte ;

• un paiement affecté au mauvais client ;

• un trop-perçu.

Le lettrage devient ainsi un véritable outil de contrôle, et pas seulement une opération technique.

Comment contrôler un règlement client ?

Imaginons :

Facture :

2 400 €

Règlement :

2 400 €

Le premier contrôle consiste à vérifier que les deux écritures correspondent.

Mais il faut également contrôler :

le client

la référence de facture

la date

le montant

le mouvement bancaire.

Un règlement de 2 400 € affecté au mauvais client peut parfaitement équilibrer une écriture tout en laissant la comptabilité incorrecte.

Que signifie un solde débiteur dans un compte client ?

Le compte client présente normalement un solde débiteur lorsqu’un client doit encore de l’argent à l’entreprise.

Exemple :

Factures :

10 000 €

Règlements :

7 500 €

Solde :

2 500 € débiteur

Le client doit potentiellement :

2 500 €

Mais il faut toujours vérifier les écritures composant ce solde.

Un solde comptable n’est pas une preuve suffisante.

Il doit être justifié.

Que signifie un solde créditeur dans un compte client ?

Un compte client créditeur est moins habituel.

Cela peut notamment provenir :

• d’un acompte client ;

• d’un trop-perçu ;

• d’un avoir supérieur aux factures restantes ;

• d’un règlement enregistré sans facture ;

• d’une erreur d’affectation.

Par exemple :

Factures :

1 000 €

Règlements :

1 200 €

Solde créditeur :

200 €

L’entreprise doit comprendre pourquoi elle a reçu 200 € de plus.

Ce montant ne doit surtout pas être considéré automatiquement comme du chiffre d’affaires supplémentaire.

Comment contrôler les comptes fournisseurs ?

Le principe est similaire.

On commence par examiner la balance auxiliaire fournisseurs.

Pour chaque fournisseur présentant un solde, il faut déterminer quelles factures restent réellement à payer.

Prenons :

Factures fournisseurs :

12 000 €

Règlements :

9 000 €

Solde créditeur :

3 000 €

L’entreprise semble encore devoir :

3 000 €

Mais il faut vérifier que ce solde correspond réellement à des factures non réglées.

Comment contrôler un compte fournisseur étape par étape ?

1. Identifier les factures non lettrées

Correspondent-elles à de véritables dettes ?

2. Vérifier les règlements

Certains paiements peuvent avoir été enregistrés mais non affectés à la bonne facture.

3. Contrôler les avoirs fournisseurs

Un avoir peut réduire la dette envers le fournisseur.

4. Examiner les anciens soldes

Une dette très ancienne peut correspondre à une facture oubliée, un litige ou une erreur.

5. Analyser les soldes débiteurs

Un compte fournisseur débiteur est inhabituel et doit être expliqué.

6. Comparer avec les relevés fournisseurs

Lorsque cela est possible, le relevé envoyé par le fournisseur peut être rapproché de la comptabilité.

Que signifie un solde créditeur du compte fournisseur ?

Un compte fournisseur présente généralement un solde créditeur lorsque l’entreprise doit encore de l’argent au fournisseur.

Exemple :

Factures :

5 000 €

Règlements :

4 000 €

Solde créditeur :

1 000 €

L’entreprise doit potentiellement encore :

1 000 €

Ce montant constitue une dette figurant au passif du bilan.

Que signifie un compte fournisseur débiteur ?

Un solde débiteur fournisseur est inhabituel mais pas nécessairement incorrect.

Il peut notamment provenir :

• d’un acompte versé au fournisseur ;

• d’un paiement supérieur au montant dû ;

• d’un avoir non imputé ;

• d’un règlement enregistré deux fois ;

• d’une facture manquante ;

• d’une erreur d’affectation.

Par exemple :

Factures :

2 000 €

Paiements :

2 500 €

Solde débiteur :

500 €

Il faut expliquer les 500 €.

Le simple fait que le compte soit débiteur constitue donc un signal de contrôle.

Comment utiliser la balance pour contrôler les comptes ?

La balance comptable présente les soldes des différents comptes.

Une balance auxiliaire permet d’obtenir le détail par client ou par fournisseur.

Elle permet rapidement de repérer :

• les clients ayant des sommes importantes à payer ;

• les fournisseurs restant à régler ;

• les soldes inhabituels ;

• les comptes anciens ;

• certains écarts.

Mais la balance indique essentiellement combien.

Elle n’explique pas toujours pourquoi.

Pour comprendre la composition du solde, il faut consulter le grand livre.

Pourquoi utiliser le grand livre ?

Le grand livre présente le détail des mouvements enregistrés dans chaque compte.

Pour un client, on peut retrouver :

• les factures ;

• les avoirs ;

• les règlements ;

• les dates ;

• les références ;

• les montants ;

• les lettres de rapprochement.

Il permet donc de passer de :

« Le client doit 2 500 € »

à :

« Ces 2 500 € correspondent aux factures F125 et F132 qui n’ont pas encore été réglées. »

C’est cette deuxième information qui constitue un véritable contrôle.

Comment repérer une facture enregistrée deux fois ?

Les doublons sont une source classique d’erreurs.

Prenons une facture fournisseur :

Facture n° F458

Montant :

1 200 €

Si elle est comptabilisée deux fois, la comptabilité indiquera une dette de :

2 400 €

alors que l’entreprise ne doit réellement que :

1 200 €

Pour détecter les doublons, il faut notamment comparer :

• fournisseur ;

• numéro de facture ;

• date ;

• montant HT ;

• TVA ;

• TTC.

Les logiciels comptables peuvent aujourd’hui détecter automatiquement de nombreux doublons, mais l’alerte doit toujours être vérifiée.

Comment repérer un règlement enregistré deux fois ?

Le problème peut également venir des paiements.

Supposons une facture de :

1 500 €

L’entreprise règle :

1 500 €

Mais le règlement est importé deux fois.

Le compte fournisseur peut alors présenter un solde débiteur de :

1 500 €

Ce solde inhabituel doit déclencher une recherche.

Le contrôle du relevé bancaire permet de vérifier qu’un seul paiement réel a été effectué.

Pourquoi rapprocher les comptes avec la banque ?

La comptabilité des tiers et la banque sont étroitement liées.

Un client règle une facture :

411 Clients diminue

et

512 Banque augmente.

L’entreprise règle un fournisseur :

401 Fournisseurs diminue

et

512 Banque diminue.

Le rapprochement avec les mouvements bancaires permet donc de vérifier que les règlements enregistrés correspondent bien aux flux réels.

C’est un contrôle complémentaire essentiel.

Comment contrôler les factures clients impayées ?

Le contrôle doit porter en priorité sur les factures :

• arrivées à échéance ;

• non lettrées ;

• anciennes ;

• d’un montant significatif.

Une balance âgée clients est particulièrement utile.

Elle peut présenter par exemple :

SituationMontantNon échues15 000 €Retard de 1 à 30 jours6 000 €Retard de 31 à 60 jours3 500 €Retard supérieur à 60 jours2 000 €

Les créances les plus anciennes nécessitent une attention particulière et éventuellement une relance client.

Pourquoi contrôler l’ancienneté des créances clients ?

Une créance ancienne peut indiquer :

• un oubli de relance ;

• un litige ;

• un client en difficulté ;

• une erreur comptable ;

• un règlement non affecté ;

• un risque de non-recouvrement.

Plus une créance vieillit, plus il devient important de vérifier sa réalité et sa possibilité de recouvrement.

Certaines créances peuvent nécessiter un traitement comptable spécifique lorsqu’elles deviennent douteuses.

Pourquoi contrôler les anciennes dettes fournisseurs ?

Une dette fournisseur très ancienne doit également être analysée.

Elle peut correspondre :

• à une facture réellement non payée ;

• à un litige ;

• à un règlement non comptabilisé ;

• à un avoir manquant ;

• à une erreur de saisie.

Une dette ne doit pas rester pendant plusieurs exercices simplement parce qu’elle existe dans le logiciel.

Chaque ancien solde doit pouvoir être expliqué et justifié.

Comment utiliser les relevés fournisseurs ?

Certains fournisseurs adressent régulièrement un relevé de compte.

Ce document peut être comparé au compte fournisseur tenu dans la comptabilité.

Supposons que le fournisseur indique :

Solde dû : 4 500 €

Alors que la comptabilité de l’entreprise indique :

Solde fournisseur : 3 900 €

Il existe un écart de :

600 €

Il faut rechercher son origine.

Cela peut provenir :

• d’une facture non reçue ;

• d’un avoir ;

• d’un règlement non enregistré ;

• d’une erreur chez le fournisseur ;

• d’une erreur dans la comptabilité.

Ce rapprochement constitue un excellent contrôle.

Comment contrôler les avoirs clients et fournisseurs ?

Les avoirs sont souvent à l’origine de soldes inexpliqués.

Un avoir client doit généralement être rapproché de la facture ou de la situation correspondante.

Même logique pour un avoir fournisseur.

Il faut notamment vérifier :

Pourquoi l’avoir a-t-il été établi ?

À quelle facture correspond-il ?

A-t-il été correctement comptabilisé ?

A-t-il été pris en compte lors du règlement ?

Un avoir non affecté peut maintenir artificiellement un solde dans le compte.

Quels contrôles effectuer à la clôture ?

À la clôture de l’exercice, le contrôle doit être renforcé.

Il faut notamment vérifier :

• les soldes clients ;

• les soldes fournisseurs ;

• les factures non lettrées ;

• les anciens soldes ;

• les avoirs ;

• les règlements non affectés ;

• les créances douteuses ;

• les factures non parvenues ;

• les factures à établir ;

• les charges et produits rattachés au bon exercice.

L’objectif est que les créances et les dettes figurant au bilan correspondent à la réalité à la date de clôture.

Quel lien avec les factures non parvenues ?

Supposons qu’une entreprise ait reçu une prestation en décembre mais que la facture fournisseur n’arrive qu’en janvier.

Si l’on contrôle uniquement le compte 401, la dette peut être absente au 31 décembre.

Pourtant, la charge appartient à l’exercice.

Il peut alors être nécessaire de constater une facture non parvenue.

Le contrôle des fournisseurs ne consiste donc pas uniquement à vérifier les factures présentes.

Il faut également rechercher les factures qui devraient être présentes mais qui ne le sont pas encore.

Quel lien avec les produits à recevoir ?

La même logique existe du côté des clients.

Une prestation peut avoir été réalisée avant la clôture sans avoir encore été facturée.

Il peut alors être nécessaire de constater une facture à établir ou un autre produit à recevoir selon la nature de l’opération.

Le contrôle des comptes clients doit donc également rechercher :

les produits appartenant à l’exercice qui n’ont pas encore été comptabilisés.

Tableau de contrôle clients et fournisseurs

Voici une méthode simple à utiliser régulièrement :

ContrôleClientsFournisseursFactures non lettrées✓✓Règlements non affectés✓✓Avoirs non rapprochés✓✓Soldes anciens✓✓Soldes inhabituelsCréditeursDébiteursDoublons✓✓Rapprochement bancaire✓✓ÉchéancesEncaissementsPaiementsAnalyse clôtureFAE / produits à recevoirFNP / charges à payer

Ce tableau peut servir de check-list de contrôle périodique.

À quelle fréquence contrôler les comptes ?

Il vaut mieux effectuer des contrôles réguliers plutôt que d’attendre la clôture annuelle.

La fréquence dépend notamment du volume d’activité.

Pour une petite entreprise, un contrôle mensuel peut déjà être très utile.

Il permet de détecter rapidement :

• les impayés ;

• les factures oubliées ;

• les erreurs d’affectation ;

• les doublons ;

• les soldes inhabituels.

Plus une erreur est identifiée tôt, plus elle est généralement facile à corriger.

Quelles erreurs faut-il éviter ?

Regarder uniquement le solde global

Un solde doit être expliqué par les écritures qui le composent.

Considérer toutes les factures non lettrées comme impayées

Un règlement peut simplement ne pas avoir été affecté.

Ignorer les soldes inhabituels

Un client créditeur ou un fournisseur débiteur doit être analysé.

Solder arbitrairement les petits écarts

Même un petit montant doit avoir une explication.

Ne jamais contrôler les anciens soldes

Ils peuvent cacher des erreurs datant de plusieurs exercices.

Ne pas rapprocher les comptes avec la banque

Les règlements doivent correspondre aux mouvements réels.

Faire confiance uniquement au logiciel

Une comptabilité automatisée doit toujours être contrôlée.

Comment l’intelligence artificielle peut-elle aider ?

L’intelligence artificielle et les logiciels comptables peuvent aujourd’hui automatiser une grande partie des contrôles.

Ils peuvent notamment détecter :

• les factures en double ;

• les règlements correspondant probablement à une facture ;

• les échéances dépassées ;

• les soldes inhabituels ;

• certaines anomalies de montant ;

• les écritures non rapprochées.

Un outil peut par exemple signaler :

« Règlement de 1 200 € reçu : correspondance probable avec la facture F2026-148. »

Ou :

« Facture fournisseur de 850 € non réglée depuis 90 jours. »

Ces alertes sont très utiles.

Mais elles doivent être interprétées.

Un logiciel peut détecter une anomalie.

Il faut encore être capable de déterminer :

pourquoi elle existe et comment la corriger.

Pourquoi l’automatisation rend-elle le contrôle encore plus important ?

Autrefois, une grande partie du travail comptable consistait à saisir manuellement les factures et les règlements.

Aujourd’hui, de nombreuses écritures peuvent être générées automatiquement.

Le travail évolue donc vers :

moins de saisie

et

davantage de contrôle, d’analyse et de validation.

Il faut être capable de répondre à des questions comme :

Cette facture est-elle affectée au bon compte ?

Ce règlement correspond-il réellement à cette facture ?

Pourquoi ce client est-il créditeur ?

Pourquoi ce fournisseur est-il débiteur ?

Pourquoi cette facture reste-t-elle non lettrée ?

C’est précisément cette capacité de contrôle qui permet de sécuriser une comptabilité automatisée.

L’intelligence artificielle peut désormais détecter certaines anomalies : découvrez ce que l’IA peut réellement automatiser en comptabilité.

Comment contrôler ses comptes clients et fournisseurs : ce qu’il faut retenir

Le contrôle des comptes clients et fournisseurs consiste à vérifier que les soldes comptables correspondent réellement aux sommes :

à recevoir des clients

et

à payer aux fournisseurs.

La méthode repose principalement sur :

la balance auxiliaire

→ repérer les soldes ;

le grand livre

→ comprendre leur composition ;

le lettrage

→ rapprocher factures et règlements ;

la banque

→ vérifier les flux financiers ;

les justificatifs

→ expliquer les écarts.

Il faut particulièrement surveiller :

Client créditeur → à expliquer

Fournisseur débiteur → à expliquer

Ancienne écriture non lettrée → à contrôler

Écart de règlement → à justifier

Facture très ancienne → à analyser.

Une comptabilité fiable n’est donc pas seulement une comptabilité dans laquelle toutes les factures ont été saisies.

C’est une comptabilité dont les soldes ont été contrôlés et peuvent être expliqués.

FAQ – Contrôle des comptes clients et fournisseurs

Comment contrôler un compte client ?

Il faut analyser les factures, règlements et avoirs, effectuer le lettrage et vérifier que le solde correspond réellement aux sommes restant à encaisser.

Comment contrôler un compte fournisseur ?

Il faut rapprocher les factures, avoirs et règlements et vérifier que le solde correspond réellement aux sommes restant à payer.

Que signifie un compte client créditeur ?

Il peut notamment correspondre à un acompte, un trop-perçu, un avoir ou une erreur d’affectation. Il doit être analysé.

Que signifie un compte fournisseur débiteur ?

Il peut notamment provenir d’un acompte, d’un trop-payé, d’un avoir ou d’une erreur comptable.

Pourquoi effectuer le lettrage ?

Le lettrage permet de rapprocher les factures des règlements et d’identifier les écritures qui restent ouvertes.

Comment repérer les factures clients impayées ?

Le lettrage, le grand livre et la balance âgée clients permettent d’identifier les factures arrivées à échéance qui restent non réglées.

À quelle fréquence faut-il contrôler les comptes ?

Cela dépend de l’activité, mais un contrôle régulier, par exemple mensuel pour de nombreuses petites structures, permet de corriger les anomalies avant qu’elles ne s’accumulent.

Le logiciel peut-il contrôler automatiquement les comptes ?

Il peut automatiser de nombreux rapprochements et signaler des anomalies, mais les alertes et soldes significatifs doivent toujours être analysés.

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L’article pilier de GC FORMA pour comprendre la logique générale des comptes.

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Pour comprendre les sommes restant dues aux fournisseurs.

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→ Grand livre comptable : définition et comment le lire
Pour analyser le détail des mouvements d’un compte.

→ Factures non parvenues : définition et comptabilisation
Pour contrôler les charges dont la facture n’est pas encore arrivée à la clôture.

Apprenez à contrôler et sécuriser les comptes d’une TPE

Les logiciels comptables permettent aujourd’hui d’automatiser une grande partie de la saisie des factures et du rapprochement des règlements.

Mais automatiser une écriture ne garantit pas qu’elle soit correcte.

Il faut savoir contrôler les comptes clients et fournisseurs, comprendre leurs soldes, identifier les écritures non lettrées et détecter les anomalies.

C’est précisément l’objectif de la formation « Sécuriser les opérations comptables courantes d’une TPE » de GC FORMA : développer les bons réflexes de contrôle pour fiabiliser les opérations comptables et ne plus dépendre uniquement des propositions du logiciel.

Ces contrôles font partie des compétences indispensables lorsqu’on souhaite gérer soi-même sa comptabilité.

→ Découvrez la formation « Sécuriser les opérations comptables courantes d’une TPE ».

Savoir effectuer ces contrôles fait partie des compétences à rechercher lorsque l’on choisit une formation comptable pour devenir assistant comptable.

Le contrôle des comptes clients et fournisseurs permet d’identifier les factures impayées, les règlements non affectés et les anomalies comptables.

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