Factures non parvenues : définition et comptabilisation
Facture non parvenue : découvrez sa définition, son écriture comptable et un exemple simple pour comprendre les FNP à la clôture des comptes.
10/5/202613 min read
Factures non parvenues : définition et comptabilisation
Une entreprise a reçu une marchandise ou bénéficié d'une prestation avant la clôture de son exercice, mais la facture du fournisseur n'est pas encore arrivée.
La dépense concerne pourtant bien l'exercice qui se termine.
Faut-il attendre de recevoir la facture pour enregistrer la charge ?
Non.
Lorsque les conditions sont réunies, l'entreprise doit constater une facture non parvenue, couramment appelée FNP.
Cette écriture de régularisation permet de rattacher la charge au bon exercice, même si la facture correspondante sera reçue plus tard.
Prenons un exemple très simple.
Une entreprise clôture ses comptes le 31 décembre N.
Une prestation de maintenance a été entièrement réalisée en décembre pour 1 000 € HT, mais le fournisseur n'adresse sa facture qu'en janvier N+1.
La prestation concerne l'exercice N.
Il faut donc constater cette charge dans les comptes de N grâce à une facture non parvenue.
Voyons comment fonctionne une FNP, comment la calculer et surtout comment la comptabiliser.
Une fois reçue, la facture définitive est enregistrée comme une facture d'achat classique.
Qu'est-ce qu'une facture non parvenue ?
Une facture non parvenue correspond à un achat de biens ou de services concernant l'exercice qui se termine alors que la facture correspondante n'a pas encore été reçue ou enregistrée à la date de clôture.
On peut retenir très simplement :
Bien livré ou prestation réalisée avant la clôture + facture non reçue = FNP potentielle.
L'entreprise doit alors estimer le montant de la charge et l'enregistrer dans l'exercice auquel elle se rapporte.
La facture pourra matériellement arriver au cours de l'exercice suivant.
Pourquoi comptabiliser une facture non parvenue ?
L'objectif est de respecter le principe d'indépendance des exercices.
Chaque exercice comptable doit supporter les charges qui lui correspondent.
Ce n'est donc pas uniquement la date de réception de la facture qui détermine l'exercice auquel appartient la charge.
Prenons une prestation réalisée le :
20 décembre N
Facture reçue le :
10 janvier N+1
Si la prestation concerne bien l'exercice N, attendre janvier pour constater la charge conduirait à :
sous-évaluer les charges de N ;
surévaluer le résultat de N ;
faire supporter à N+1 une charge qui ne le concerne pas.
La FNP permet de corriger ce décalage.
Exemple simple de facture non parvenue
Une entreprise clôture son exercice le :
31 décembre N
Elle fait réaliser une réparation sur une machine en décembre.
Montant estimé de la prestation :
2 000 € HT
TVA à 20 % :
400 €
La facture ne sera reçue qu'en janvier N+1.
La prestation ayant été réalisée en décembre, la charge doit être rattachée à l'exercice N.
L'entreprise doit donc constater une FNP de 2 000 € HT, avec le traitement de la TVA correspondant aux règles applicables aux factures non parvenues.
Quel compte utiliser pour une facture non parvenue ?
Les factures non parvenues relatives aux fournisseurs sont principalement enregistrées dans le :
4081 – Fournisseurs – Factures non parvenues
Ce compte permet d'identifier les dettes correspondant à des achats ou prestations rattachés à l'exercice alors que les factures n'ont pas encore été reçues.
Il appartient aux comptes de tiers de classe 4.
Cela permet notamment de distinguer :
401 – Fournisseurs
pour les factures fournisseurs normalement comptabilisées,
et
4081 – Fournisseurs – Factures non parvenues
pour les charges rattachées à l'exercice dont la facture n'est pas encore parvenue.
Comment comptabiliser une facture non parvenue ?
Prenons un exemple.
Une prestation de maintenance a été réalisée en décembre N.
Montant estimé :
1 000 € HT
TVA à 20 % :
200 €
Total estimé :
1 200 € TTC
Dans une situation où les conditions permettant de constater la TVA correspondante sont réunies, une écriture simplifiée de clôture peut être :
CompteLibelléDébitCrédit615Entretien et réparations1 000 €44586Taxes sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues200 €4081Fournisseurs – Factures non parvenues1 200 €
Cette écriture permet de constater :
la charge correspondant à l'exercice N
et
la dette estimée envers le fournisseur.
Le traitement exact de la TVA doit toutefois être vérifié selon la nature de l'opération et les conditions d'exigibilité et de déduction applicables.
Pourquoi utilise-t-on le compte 4081 plutôt que le compte 401 ?
Le compte 401 Fournisseurs est généralement utilisé lorsqu'une facture fournisseur a effectivement été reçue et comptabilisée.
Dans le cas d'une FNP, la facture n'est pas encore disponible à la clôture.
On utilise donc un compte spécifique :
4081 – Fournisseurs – Factures non parvenues
Cette distinction permet de savoir immédiatement, à la lecture de la balance, quelles dettes fournisseurs correspondent à des factures déjà reçues et quelles dettes ont été estimées dans le cadre des travaux de clôture.
Comment déterminer le montant d'une FNP ?
Le montant doit être évalué de manière suffisamment fiable à partir des informations disponibles à la clôture.
L'entreprise peut notamment utiliser :
un devis accepté ;
un bon de commande ;
un contrat ;
un bon de livraison ;
un tarif connu ;
un relevé d'intervention ;
une estimation du fournisseur ;
des données historiques lorsque celles-ci sont pertinentes.
L'objectif n'est pas de choisir arbitrairement un montant.
L'entreprise doit être capable de justifier son estimation.
Exemple avec une livraison de marchandises
Une entreprise clôture ses comptes au 31 décembre N.
Des marchandises sont livrées le :
28 décembre N
Montant selon le bon de commande :
5 000 € HT
La facture arrive le :
5 janvier N+1
La livraison concerne l'exercice N.
L'entreprise doit donc analyser cette opération à la clôture et constater, lorsque les conditions sont remplies, la charge ou l'achat correspondant ainsi que la dette envers le fournisseur.
La date de réception de la facture n'empêche donc pas le rattachement de l'opération à l'exercice N.
Exemple avec une prestation commencée mais non totalement terminée
Les situations peuvent être plus complexes.
Supposons qu'une entreprise ait signé un contrat de prestation de :
12 000 € HT
La prestation couvre plusieurs mois.
À la clôture, une partie seulement du travail a été réalisée et aucune facture n'a encore été reçue.
Il ne faut pas nécessairement enregistrer automatiquement les 12 000 €.
Il faut déterminer quelle partie de la prestation concerne réellement l'exercice.
Si, par exemple, la partie réalisée et rattachable à l'exercice est estimée de façon fiable à :
4 000 € HT
c'est cette quote-part qui devra être analysée pour la constatation de la FNP.
La comptabilité doit refléter la réalité économique de l'opération.
Facture non parvenue et dette fournisseur : quelle différence ?
Dans les deux cas, l'entreprise doit de l'argent à un fournisseur.
La différence concerne principalement la situation de la facture.
Dette fournisseur classique
La facture a été reçue et comptabilisée.
Elle est généralement enregistrée dans le :
401 – Fournisseurs
Facture non parvenue
Le bien ou le service concerne l'exercice, mais la facture n'est pas encore arrivée.
La dette estimée est notamment enregistrée dans le :
4081 – Fournisseurs – Factures non parvenues
La FNP est donc bien liée à une dette envers un fournisseur, mais elle répond à une situation particulière de clôture.
Quelle différence entre FNP et charge constatée d'avance ?
C'est probablement la distinction la plus importante à retenir.
Les deux écritures ont des logiques opposées.
Facture non parvenue
La charge concerne l'exercice N mais n'a pas encore été comptabilisée faute de facture.
Il faut donc ajouter une charge à N.
Charge constatée d'avance
La charge a déjà été comptabilisée dans N, mais elle concerne en totalité ou en partie l'exercice suivant.
Il faut donc retirer une partie de la charge de N.
On peut retenir :
FNP → charge manquante dans l'exercice
CCA → charge comptabilisée trop tôt
C'est un excellent moyen mnémotechnique.
Tableau comparatif FNP et CCA
Facture non parvenueCharge constatée d'avanceFacture reçue ?NonOui, en principe charge déjà comptabiliséeCharge concerne N ?OuiNon, totalement ou partiellementObjectifAjouter la charge à NRetirer de N la part concernant N+1Compte principal4081486Impact sur charges de NAugmentationDiminutionEffet sur résultat de NDiminutionAugmentation
Ce tableau permet de comprendre immédiatement la logique inverse des deux écritures.
FNP et provision comptable : quelle différence ?
Une facture non parvenue ne doit pas non plus être confondue avec une provision comptable.
Dans une FNP, l'entreprise sait qu'un bien a été livré ou qu'une prestation a été réalisée.
La charge existe déjà.
L'incertitude porte principalement sur l'absence de facture et parfois sur le montant exact à enregistrer.
Une provision concerne, quant à elle, un passif dont l'échéance ou le montant n'est pas fixé de façon précise, lorsque les conditions permettant sa comptabilisation sont réunies.
Par exemple :
Maintenance réalisée mais facture non reçue → FNP
Litige présentant un risque probable de condamnation → provision pour litige
Les deux mécanismes ne répondent donc pas au même objectif.
Quel impact une FNP a-t-elle sur le résultat ?
Une FNP permet de constater une charge qui n'avait pas encore été enregistrée.
Elle vient donc augmenter les charges de l'exercice.
Toutes choses égales par ailleurs, elle diminue le résultat.
Prenons un exemple simplifié.
Résultat avant FNP :
40 000 €
Charge à constater au titre d'une FNP :
5 000 €
Résultat après prise en compte de la charge :
40 000 € – 5 000 € = 35 000 €
Sans la FNP, le résultat de l'exercice aurait été artificiellement surévalué de 5 000 € dans cet exemple.
Où apparaît une facture non parvenue dans le bilan ?
La dette liée à la facture non parvenue apparaît au passif du bilan.
C'est logique.
L'entreprise a déjà reçu le bien ou bénéficié de la prestation et devra payer le fournisseur.
La FNP représente donc une obligation envers un tiers.
On retrouve ici la logique étudiée dans l'article consacré à l'actif et au passif :
somme à payer par l'entreprise → dette → passif.
Une FNP entraîne-t-elle immédiatement une sortie de trésorerie ?
Non.
L'enregistrement de la FNP est une écriture de clôture.
Il ne signifie pas que le fournisseur est payé à ce moment-là.
La sortie d'argent interviendra lorsque l'entreprise réglera effectivement la facture.
Il faut donc distinguer :
charge comptable
dette fournisseur
et
décaissement bancaire.
Ces trois événements peuvent intervenir à des moments différents.
Que se passe-t-il à l'ouverture de l'exercice suivant ?
Les écritures de FNP sont généralement contrepassées au début de l'exercice suivant.
Reprenons notre exemple :
Charge :
1 000 €
TVA :
200 €
Dette FNP :
1 200 €
La contrepassation consiste à inverser l'écriture de clôture.
Dans notre exemple simplifié :
CompteLibelléDébitCrédit4081Fournisseurs – Factures non parvenues1 200 €615Entretien et réparations1 000 €44586TVA sur factures non parvenues200 €
Lorsque la facture définitive arrive, elle est alors comptabilisée normalement.
Cette méthode permet d'éviter de constater deux fois la même charge.
Que se passe-t-il si le montant réel de la facture est différent ?
C'est tout à fait possible.
Une FNP repose parfois sur une estimation.
Supposons que l'entreprise ait constaté une FNP de :
1 000 € HT
La facture définitive arrive finalement pour :
1 050 € HT
Après contrepassation de la FNP, la facture réelle est enregistrée pour son montant définitif.
L'écart de :
50 €
sera ainsi pris en compte dans l'exercice suivant selon le traitement comptable applicable.
Cela montre pourquoi l'estimation initiale doit être la plus fiable possible.
Comment repérer les factures non parvenues ?
C'est une étape importante des travaux de clôture.
Plusieurs contrôles peuvent être effectués.
Examiner les factures reçues après la clôture
Les premières factures de janvier peuvent concerner des biens ou prestations réalisés en décembre.
Vérifier les bons de livraison
Une livraison reçue avant le 31 décembre peut ne pas encore avoir été facturée.
Contrôler les bons de commande
Ils permettent d'identifier des opérations en cours.
Examiner les contrats récurrents
Maintenance, honoraires, énergie ou prestations périodiques peuvent générer des charges non encore facturées à la clôture.
Interroger les responsables opérationnels
Certaines prestations ont pu être réalisées sans que le service comptable ait encore reçu la facture.
Pourquoi regarder les factures reçues en janvier ?
C'est l'un des contrôles de clôture les plus efficaces.
Une facture reçue en janvier N+1 peut porter sur :
une livraison de décembre N ;
une prestation de décembre ;
une intervention réalisée avant le 31 décembre ;
une consommation rattachable à N.
Il faut donc regarder non seulement la date de la facture, mais surtout la période ou l'opération à laquelle elle se rapporte.
C'est ce qu'on appelle notamment le contrôle du cut-off, ou séparation des exercices.
Qu'est-ce que le cut-off comptable ?
Le cut-off consiste à vérifier que les charges et les produits sont rattachés au bon exercice.
Les factures non parvenues font partie des écritures classiques permettant de respecter cette séparation.
La question essentielle est :
« Cette opération appartient-elle réellement à l'exercice N ou à l'exercice N+1 ? »
Cette logique s'applique aussi bien aux achats qu'aux ventes.
Elle explique notamment l'existence :
des FNP ;
des CCA ;
des factures à établir ;
des produits constatés d'avance.
Ces quatre notions forment un ensemble particulièrement important lors de la clôture.
Comment contrôler le compte 4081 ?
À la clôture, le solde du compte :
4081 – Fournisseurs – Factures non parvenues
doit être justifié.
Pour chaque ligne, il faut pouvoir retrouver :
le fournisseur ;
la nature de l'achat ou de la prestation ;
le justificatif disponible ;
la période concernée ;
le montant estimé ;
la méthode d'évaluation ;
la facture définitive lorsqu'elle sera reçue.
Un tableau de suivi peut être très utile.
FournisseurNatureMontant HT estiméJustificatifFacture reçue en N+1Fournisseur AMaintenance1 000 €ContratOuiFournisseur BHonoraires2 500 €EstimationÀ contrôlerFournisseur CMarchandises5 000 €Bon de livraisonOui
Le compte 4081 ne doit donc jamais être considéré comme un simple montant global sans justification.
Quelles erreurs faut-il éviter ?
Attendre systématiquement la facture
Si la charge appartient à l'exercice, l'absence de facture ne suffit pas à reporter son enregistrement à l'année suivante.
Se baser uniquement sur la date de facture
Une facture de janvier peut concerner une opération de décembre.
Enregistrer une FNP sans justificatif
Le montant doit pouvoir être expliqué et estimé de manière fiable.
Comptabiliser deux fois la charge
Il faut veiller à la contrepassation et au traitement de la facture définitive.
Confondre FNP et provision
La logique comptable n'est pas la même.
Oublier la TVA
Le traitement de la TVA doit être analysé spécifiquement selon la nature de l'opération et les règles d'exigibilité et de déduction.
Laisser d'anciennes FNP dans les comptes
Les FNP doivent être suivies et rapprochées des factures définitives reçues au cours de l'exercice suivant.
Pourquoi le contrôle des FNP est-il important ?
Une FNP oubliée signifie qu'une charge appartenant à l'exercice n'a pas été comptabilisée.
Le résultat peut alors être trop élevé.
À l'inverse, une FNP injustifiée ou comptabilisée deux fois peut conduire à enregistrer trop de charges.
Le contrôle des FNP contribue donc directement à :
fiabiliser les charges ;
fiabiliser les dettes fournisseurs ;
respecter la séparation des exercices ;
obtenir un résultat plus juste ;
sécuriser la clôture comptable.
Cette capacité à analyser les comptes et à détecter les opérations manquantes fait partie de la logique développée dans la formation « Sécuriser les opérations comptables courantes d'une TPE » de GC FORMA.
→ Insérer ici le lien vers la page de la formation.
Factures non parvenues, logiciels comptables et intelligence artificielle
Les logiciels et outils d'intelligence artificielle peuvent aujourd'hui faciliter la recherche des FNP.
Ils peuvent notamment rapprocher :
les bons de commande ;
les bons de livraison ;
les factures ;
les contrats ;
les écritures comptables ;
les opérations des exercices précédents.
Un système peut par exemple signaler :
« Livraison enregistrée le 27 décembre, mais aucune facture fournisseur correspondante n'a été comptabilisée. »
C'est une aide particulièrement intéressante.
Mais le contrôle humain reste nécessaire.
Il faut déterminer si :
le bien a réellement été livré ;
la prestation a réellement été réalisée ;
elle appartient au bon exercice ;
le montant estimé est cohérent ;
la TVA est correctement traitée.
L'intelligence artificielle peut donc aider à détecter une anomalie, mais la compréhension comptable reste indispensable pour la valider.
Factures non parvenues : ce qu'il faut retenir
Une facture non parvenue correspond à une charge rattachable à l'exercice qui se termine alors que la facture du fournisseur n'a pas encore été reçue ou comptabilisée à la clôture.
Elle permet de respecter le principe d'indépendance des exercices.
Elle est principalement enregistrée dans le :
4081 – Fournisseurs – Factures non parvenues.
La logique à retenir est très simple :
La charge concerne l'exercice + la facture manque → il faut rechercher une éventuelle FNP.
La FNP augmente les charges de l'exercice et constate parallèlement une dette au passif.
Elle doit être :
estimée de manière fiable ;
justifiée ;
suivie ;
puis rapprochée de la facture définitive reçue l'exercice suivant.
FAQ – Factures non parvenues
Qu'est-ce qu'une facture non parvenue ?
Une facture non parvenue correspond à une charge concernant l'exercice clôturé alors que la facture fournisseur correspondante n'a pas encore été reçue ou comptabilisée à la date de clôture.
Quel compte utiliser pour une facture non parvenue ?
Le compte principalement utilisé est le 4081 – Fournisseurs – Factures non parvenues.
Une FNP est-elle à l'actif ou au passif ?
La dette correspondant à la FNP apparaît au passif du bilan.
Pourquoi comptabiliser une FNP ?
Elle permet de rattacher à l'exercice les charges qui le concernent et d'éviter de surévaluer le résultat.
Quelle différence entre une FNP et une CCA ?
Une FNP ajoute à l'exercice une charge qui n'a pas encore été comptabilisée. Une charge constatée d'avance retire de l'exercice une charge déjà enregistrée mais concernant un exercice futur.
Une FNP est-elle une provision ?
Non. Une FNP correspond à une charge déjà engagée et rattachable à l'exercice dont la facture n'est pas encore parvenue. Une provision répond à une autre définition comptable et concerne un passif dont le montant ou l'échéance est incertain.
Que faire lorsque la facture définitive arrive ?
La FNP est généralement contrepassée à l'ouverture de l'exercice suivant, puis la facture définitive est comptabilisée normalement. Les éventuels écarts sont ainsi pris en compte.
À lire aussi
→ Comprendre la comptabilité quand on n'est pas comptable
L'article pilier de GC FORMA pour comprendre progressivement la logique des écritures comptables.
→ Charges constatées d'avance : définition et exemple
À lire en priorité pour comprendre les deux mécanismes opposés de régularisation des charges.
→ Dette fournisseur : définition et fonctionnement
Pour comprendre la différence entre une dette fournisseur classique et une FNP.
→ Provision comptable : définition et exemple
Pour ne plus confondre une facture non parvenue et une provision.
→ Charges et produits : comprendre la différence simplement
Pour comprendre pourquoi une FNP modifie les charges et donc le résultat de l'exercice.
→ Actif et passif : quelle différence ?
Pour comprendre pourquoi la dette liée à une FNP apparaît au passif du bilan.
→ Plan comptable : comment comprendre les classes de comptes ?
Pour situer les comptes 4081 et 44586 dans le plan comptable.
→ Balance comptable : définition, rôle et fonctionnement
Pour apprendre à identifier et contrôler le compte 4081 à la clôture.
→ Grand livre comptable : définition et comment le lire
Pour analyser le détail des écritures de FNP.
Apprenez à détecter les opérations manquantes à la clôture
Enregistrer correctement les factures reçues ne suffit pas pour obtenir une comptabilité fiable.
À la clôture, il faut également savoir identifier les charges qui concernent l'exercice mais dont les factures ne sont pas encore arrivées.
Cela suppose de savoir contrôler les comptes fournisseurs, examiner les justificatifs et analyser la période à laquelle chaque opération se rattache.
Chez GC FORMA, l'objectif est de développer cette logique de contrôle afin de ne pas dépendre uniquement de la saisie ou des propositions automatiques du logiciel.
La formation « Sécuriser les opérations comptables courantes d'une TPE » permet notamment de développer ces réflexes de contrôle et de détection des anomalies comptables.
→ Découvrez la formation « Sécuriser les opérations comptables courantes d'une TPE »
Une facture non parvenue permet de rattacher à l'exercice une charge dont la facture fournisseur n'a pas encore été reçue.
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