Lettrage comptable : définition, utilité et exemple simple

Qu'est-ce que le lettrage comptable ? Découvrez sa définition, son utilité et comment il facilite le suivi des factures clients et fournisseurs.

6/30/20264 min read

Lettrage comptable : définition, utilité et fonctionnement

Le lettrage comptable est une opération essentielle dans le suivi de la comptabilité d'une entreprise. Pourtant, il reste souvent méconnu des dirigeants, créateurs d'entreprise et personnes qui débutent en comptabilité.

Grâce au lettrage, il devient facile de savoir quelles factures ont été réglées, lesquelles restent en attente et de détecter rapidement d'éventuelles erreurs.

Que vous gériez votre comptabilité vous-même ou que vous travailliez avec un expert-comptable, comprendre le lettrage vous permettra de mieux suivre votre activité et votre trésorerie.

Qu'est-ce que le lettrage comptable ?

Le lettrage comptable consiste à rapprocher deux écritures qui correspondent à une même opération.

Le cas le plus courant est le rapprochement entre :

une facture émise à un client ;
le règlement effectué par ce client.

Lorsque les deux écritures correspondent parfaitement, elles sont associées grâce à une même lettre ou un même repère dans le logiciel comptable. On dit alors que les écritures sont lettrées.

Le même principe s'applique aux factures fournisseurs : lorsqu'une facture est payée, elle est rapprochée de son règlement.

Pourquoi le lettrage est-il important ?

Le lettrage présente de nombreux avantages.

Il permet notamment de :

vérifier que les paiements ont bien été enregistrés ;
identifier immédiatement les factures impayées ;
éviter les relances inutiles auprès des clients ;
préparer plus facilement le bilan comptable ;
contrôler la cohérence des comptes clients et fournisseurs.

En quelques minutes, il est possible de savoir quelles créances restent à encaisser ou quelles dettes restent à régler.

Un exemple simple

Imaginons qu'une entreprise émette une facture de 1 200 € à un client.

Quelques jours plus tard, ce client effectue un virement de 1 200 €.

Dans la comptabilité, deux écritures existent :

la facture ;
le paiement.

Le lettrage consiste à associer ces deux écritures.

Le logiciel indique alors que la facture est soldée.

Si aucun règlement n'avait été reçu, la facture resterait non lettrée et apparaîtrait comme une créance à recouvrer.

Que se passe-t-il lorsqu'un paiement est partiel ?

Le lettrage est également très utile lorsque le client règle une facture en plusieurs fois.

Prenons un exemple.

Une facture de 3 000 € est envoyée à un client.

Le client verse :

1 500 € en janvier ;
puis 1 500 € en février.

Le logiciel rapproche progressivement les règlements de la facture.

La facture ne sera totalement lettrée qu'après le deuxième paiement.

Cette fonctionnalité permet de suivre précisément les sommes restant dues.

Le lettrage des comptes fournisseurs

Le principe est identique pour les fournisseurs.

Lorsque vous recevez une facture fournisseur, une dette apparaît dans votre comptabilité.

Une fois le paiement effectué, le lettrage permet d'associer ce règlement à la facture correspondante.

Vous savez ainsi immédiatement quelles factures fournisseurs restent à payer.

C'est un excellent moyen d'éviter les oublis et les doubles paiements.

Le lettrage est-il obligatoire ?

Le lettrage n'est pas une obligation légale.

En revanche, il est fortement recommandé.

Dans la pratique, la quasi-totalité des entreprises et des cabinets comptables réalisent régulièrement le lettrage des comptes clients et fournisseurs.

Il facilite considérablement :

le suivi de la trésorerie ;
les relances clients ;
la préparation des comptes annuels ;
les travaux de clôture comptable.

Peut-on effectuer le lettrage automatiquement ?

Oui.

La plupart des logiciels comptables proposent aujourd'hui un lettrage automatique.

Le logiciel rapproche les écritures lorsque les montants correspondent.

Toutefois, certaines situations nécessitent encore une intervention humaine, notamment lorsque :

plusieurs factures sont réglées en une seule fois ;
un règlement est incomplet ;
un avoir vient diminuer une facture ;
une erreur de saisie s'est produite.

Le contrôle humain reste donc indispensable.

Les erreurs les plus fréquentes

Le lettrage peut être faussé par plusieurs situations :

un règlement enregistré deux fois ;
une facture oubliée ;
une erreur de montant ;
un paiement affecté au mauvais client ;
une remise bancaire mal comptabilisée.

Un contrôle régulier permet de détecter rapidement ces anomalies.

Pourquoi le lettrage facilite-t-il le pilotage de l'entreprise ?

Au-delà de la comptabilité, le lettrage constitue un véritable outil de gestion.

Il permet notamment de :

connaître le montant exact des créances clients ;
anticiper les encaissements ;
suivre les retards de paiement ;
contrôler les dettes fournisseurs ;
améliorer la gestion de la trésorerie.

Plus le lettrage est réalisé régulièrement, plus les informations financières sont fiables.

À retenir

Le lettrage comptable consiste à rapprocher une facture de son règlement.

Il facilite le suivi des comptes clients et fournisseurs, permet d'identifier rapidement les factures impayées et améliore le contrôle de la trésorerie.

Même si les logiciels réalisent une partie du travail automatiquement, un contrôle humain reste indispensable pour garantir la fiabilité de la comptabilité.

FAQ

À quoi sert le lettrage comptable ?

Il permet de rapprocher les factures et leurs règlements afin de savoir immédiatement quelles opérations sont soldées et lesquelles restent en attente.

Le lettrage est-il obligatoire ?

Non, mais il est fortement recommandé car il améliore le suivi des comptes et facilite la préparation du bilan.

Peut-on effectuer un lettrage automatiquement ?

Oui. La plupart des logiciels comptables proposent un lettrage automatique, qui doit toutefois être contrôlé par l'utilisateur.

Quelle est la différence entre le lettrage et le rapprochement bancaire ?

Le lettrage rapproche une facture et son règlement. Le rapprochement bancaire consiste à vérifier que les écritures comptables correspondent aux mouvements figurant sur le relevé bancaire.

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